Coordo administratif (ve) et Adjoint (e) exécutif (ve) à la direction générale et à la mairie

Sous l’autorité du Directeur général, la Coordonnatrice administrative et adjointe exécutive assure un soutien stratégique et administratif à la direction générale et au bureau de la mairie. Elle joue un rôle clé dans la coordination des activités municipales, la gestion des processus légaux et administratifs, et la liaison entre les différents services.

• Rédiger tout document relatif aux assemblées du conseil municipal (ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, bons de commande relatifs aux séances du conseil, avis publics et correspondance et en assurer leur publication, leur distribution ou leur transmission, selon le mode déterminé;
• Collaborer à la rédaction de certains règlements, devis, politiques, directives et autres documents pouvant être requis;
• Gérer les appels et la correspondance adressée à la direction générale et au Conseil municipal et en assurer le suivi;
• Rédiger la correspondance courante, effectuer la révision linguistique, la mise en page et la présentation adéquate des notes, mémos et autres documents internes et externes qui lui sont soumis et assurer la composition ou la traduction anglaise de certains documents;
• Assister le Directeur général dans la transmission des dossiers, requêtes et demandes aux directions concernées et faire le suivi du traitement dans les délais impartis;
• Collaborer à la gestion documentaire et la gestion des archives et assurer la tenue du système de classement ;
• Assister la direction générale dans la gestion du portefeuille d’assurances et dans le suivi des réclamations ;
• Faire des photocopies, des télécopies et assurer le classement des documents et dossiers sous sa responsabilité.
• Exécuter toutes autres taches connexes, occasionnelles ou ponctuelles, assignées par son supérieur immédiat, ou par le bureau de la Greffier-trésorier et Directeur général.

• Agir à titre de commissaire à l’assermentation ;
• Agir comme secrétaire d’élection lors d’élections municipales ou de référendums conformément à la Loi sur les

élections et les référendums dans les municipalités ;

• Veiller au respect des obligations légales liées aux processus électoraux

• Collaborer à la préparation des documents d’appels d’offres en collaboration avec les services concernés ;
• Assister le/la Greffier/ière adjoint/e dans le maintien de la conformité légale du processus d’appel d’offres et le suivi

administratif ;

• Maintenir les registres et les échéanciers liés aux contrats

• Assister le directeur général dans ses fonctions quotidiennes : suivi de dossiers, rédaction de communications, préparation de rencontres ;
• Gérer le calendrier du Directeur général et des élus;

• Gérer les différentes boîtes courriel et collaborer aux mises à jour du site internet de la Municipalité;
• Collaborer à la diffusion de l’information municipale auprès des citoyens et partenaires.

• Rédiger et publier les affichages de postes à pourvoir ;
• Planifier les entrevues : convocation, préparation des grilles d’évaluation et documents requis ;
• Vérifier les antécédents judiciaires et planifier les examens médicaux pré-embauche ;
• Assister, au besoin, le Directeur général lors des entrevues d’embauche ;
• Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés.

• Coordonner et superviser le personnel de soutien administratif ;
• Maintenir à jour les dossiers des employés : contrats, évaluations, absences, formations ;
• Participer à la rédaction des contrats d’embauche, des avis disciplinaires et des lettres officielles
• Rédiger et diffuser les communiqués internes aux employés
• Agir à titre de personne ressource pour l’ensemble des employés de la Municipalité.

• Posséder un diplôme d’étude collégiale (DEC) en bureautique, administration ou toute autre formation équivalente;
• Un minimum de trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires et particulièrement dans le domaine municipal ou institutionnel;
• Bonne maîtrise des outils informatiques : Suite Office, PG MegaGest et PG Accès Territoire
• Bonne connaissance du Code municipal, des processus électoraux et de la gestion des appels d’offres

• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit et une excellente capacité de rédaction;
• Sens développé dans la planification de ses priorités et dans l’organisation de son travail;
• Rigueur dans l’accomplissement de ses tâches, diplomatie, discrétion et confidentialité;
• Très bonne capacité à travailler en équipe;

• Note : Les activités mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive des tâches à réaliser.